Aktenorganisation – Vor dem Einlagern für Ordnung sorgen
Bevor Sie damit beginnen können, Unterlagen zu verstauen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass sie nachvollziehbar und logisch geordnet sind, um den späteren Zugriff auf einzelne Dokumente zu erleichtern. Wir haben die 4 grundlegenden Schritte der Aktenorganisation für Sie zusammengefasst:
- Nummerierungs- und Aufbewahrungssystem festlegen: Entwickeln Sie ein System, das es Ihnen ermöglicht, die Übersicht über alle Akten zu bewahren und die rasche Auffindbarkeit ermöglicht. Normalerweise ist eine Sortierung nach Jahr, Monat und Unternehmensbereich sinnvoll.
- Akten beschriften: Der Entstehungszeitraum und die Art der Schriftsätze müssen aus der Beschriftung sofort ersichtlich sein, damit Sie sie einfach identifizieren und konsultieren können.
- Aktenkartons besorgen und befüllen: Zur Lagerung von Akten sind spezielle Archivkartons mit Deckel am besten geeignet. Sie haben eigene Felder für die Beschriftung und schützen das Papier vor äußeren Einflüssen. Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen den Aktenstapeln und dem Kistenrand ein bisschen Platz lassen, um die Luftzirkulation zu gewährleisten.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen überprüfen und regelmäßig aussortieren: Die Aufbewahrung von Akten unterliegt strengen Rechtsvorschriften. Überprüfen Sie genau, welche Lagerdauer für die Art von Dokumenten, die Sie aufbewahren, verpflichtend ist. So können Unterlagen regelmäßig aussortiert und vernichtet und wichtiger Platz gespart werden.
Akten richtig einlagern – die 5 wichtigsten Tipps:
Sobald Akten geordnet und beschriftet sind, können Sie mit dem Verstauen beginnen. Hier die 5 wichtigsten Tipps, damit Dokumente auch über längere Zeiträume lesbar und nutzbar bleiben:
- Mappen und versiegelbare Kisten gegen Verunreinigung: Aktenkartons und Mappen mit oder ohne Heftmechanik sind der beste Weg, Akten langfristig sicher zu lagern. Sie helfen nicht nur dabei, Dokumente in Ordnung zu halten, sondern reduzieren auch deren Lagervolumen und schützen vor Staub, Schmutz und Licht. Regale, in denen Sie die Aktenkartons übersichtlich lagern können, sind im MyPlace Shop für unsere Mieter*innen erhältlich. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Lagerraum Sie für Unterlagen einplanen sollten, empfehlen wir unseren hilfreichen Lagerraum Rechner.
- Für eine konstante, kühle Raumtemperatur sorgen: Eine Lagertemperatur von 16 bis 18 ist ideal für die Aufbewahrung von Akten. Glücklicherweise müssen Sie nicht selbst die Klimatisierung übernehmen – unsere Lagerräume unterliegen einer Temperaturkontrolle und extreme Grade werden genauso vermieden wie starke Schwankungen.
- Die Luftfeuchtigkeit im Auge behalten: Akten werden am besten bei einer konstanten Luftfeuchtigkeit von ca. 45 °C gelagert. Auch die Luftfeuchtigkeit wird bei MyPlace regelmäßig kontrolliert, damit das Lagergut im Idealzustand erhalten bleibt.
- Sonnenlicht vermeiden: Sonnenlicht kann Tinte ausbleichen und dem Papier schaden. Aus diesem Grund ist es wichtig, Akten in dunklen, oder schwach beleuchteten Räumen zu lagern, oder sie in Aktenkartons zu verstauen.
- Sicherheit hat oberste Priorität: Akten enthalten wichtige und vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen und sollten deshalb nur an Orten mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen gelagert werden. MyPlace verfügt über ein mehrstufiges Sicherheitssystem mit Videoüberwachung, Alarmanlage und Zutrittskontrolle und bietet so alle Voraussetzungen für das sichere Einlagern der Dokumente.