Aktenlagerung bei MyPlace

Die Aufbewahrung von Akten kann im Büro schnell für Platzmangel sorgen. Ein Lagerabteil in Ihrer Nähe verschafft hier schnell Abhilfe und bietet Ihnen einen sicheren Ort für Dokumente und Aufzeichnungen. MyPlace garantiert Ihnen Sicherheit, Flexibilität und perfekte Lagerbedingungen, damit Sie sich um die Aufbewahrung vertraulicher Unternehmensdokumentation keine Sorgen machen müssen. Wir erklären Ihnen, wie Sie beim Einlagern von Akten am besten vorgehen, und welche Vorteile die Lagerung bei MyPlace im Detail mit sich bringt.

Aktenorganisation – Vor dem Einlagern für Ordnung sorgen

Bevor Sie damit beginnen können, Unterlagen zu verstauen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass sie nachvollziehbar und logisch geordnet sind, um den späteren Zugriff auf einzelne Dokumente zu erleichtern. Wir haben die 4 grundlegenden Schritte der Aktenorganisation für Sie zusammengefasst:

1. Nummerierungs- und Aufbewahrungssystem festlegen: Entwickeln Sie ein System, das es Ihnen ermöglicht, die Übersicht über alle Akten zu bewahren und die rasche Auffindbarkeit ermöglicht. Normalerweise ist eine Sortierung nach Jahr, Monat und Unternehmensbereich sinnvoll.
2. Akten beschriften: Der Entstehungszeitraum und die Art der Schriftsätze müssen aus der Beschriftung sofort ersichtlich sein, damit Sie sie einfach identifizieren und konsultieren können.
3. Aktenkartons besorgen und befüllen: Zur Lagerung von Akten sind spezielle Archivkartons mit Deckel am besten geeignet. Sie haben eigene Felder für die Beschriftung und schützen das Papier vor äußeren Einflüssen. Stellen Sie sicher, dass Sie zwischen den Aktenstapeln und dem Kistenrand ein bisschen Platz lassen, um die Luftzirkulation zu gewährleisten.
4. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen überprüfen und regelmäßig aussortieren: Die Aufbewahrung von Akten unterliegt strengen Rechtsvorschriften. Überprüfen Sie genau, welche Lagerdauer für die Art von Dokumenten, die Sie aufbewahren, verpflichtend ist. So können Unterlagen regelmäßig aussortiert und vernichtet und wichtiger Platz gespart werden.

Akten richtig einlagern – die 5 wichtigsten Tipps:

Sobald Akten geordnet und beschriftet sind, können Sie mit dem Verstauen beginnen. Hier die 5 wichtigsten Tipps, damit Dokumente auch über längere Zeiträume lesbar und nutzbar bleiben:

1. Mappen und versiegelbare Kisten gegen Verunreinigung: Aktenkartons und Mappen mit oder ohne Heftmechanik sind der beste Weg, Akten langfristig sicher zu lagern. Sie helfen nicht nur dabei, Dokumente in Ordnung zu halten, sondern reduzieren auch deren Lagervolumen und schützen vor Staub, Schmutz und Licht. Regale, in denen Sie die Aktenkartons übersichtlich lagern können, sind im MyPlace Shop für unsere Mieter*innen erhältlich. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Lagerraum Sie für Unterlagen einplanen sollten, empfehlen wir unseren hilfreichen Lagerraum Rechner.
2. Für eine konstante, kühle Raumtemperatur sorgen: Eine Lagertemperatur von 16 bis 18 ist ideal für die Aufbewahrung von Akten. Glücklicherweise müssen Sie nicht selbst die Klimatisierung übernehmen – unsere Lagerräume unterliegen einer Temperaturkontrolle und extreme Grade werden genauso vermieden wie starke Schwankungen.
3. Die Luftfeuchtigkeit im Auge behalten: Akten werden am besten bei einer konstanten Luftfeuchtigkeit von ca. 45 °C gelagert. Auch die Luftfeuchtigkeit wird bei MyPlace regelmäßig kontrolliert, damit das Lagergut im Idealzustand erhalten bleibt.
4. Sonnenlicht vermeiden: Sonnenlicht kann Tinte ausbleichen und dem Papier schaden. Aus diesem Grund ist es wichtig, Akten in dunklen, oder schwach beleuchteten Räumen zu lagern, oder sie in Aktenkartons zu verstauen.
5. Sicherheit hat oberste Priorität: Akten enthalten wichtige und vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen und sollten deshalb nur an Orten mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen gelagert werden. MyPlace verfügt über ein mehrstufiges Sicherheitssystem mit Videoüberwachung, Alarmanlage und Zutrittskontrolle und bietet so alle Voraussetzungen für das sichere Einlagern der Dokumente.

Akten einlagern bei MyPlace – alle Vorteile

In unseren Lagerräumen und Kompaktboxen können Dokumente sicher und unter optimalen Bedingungen aufbewahrt werden. Wir haben alle Vorteile der Akteneinlagerung bei MyPlace kurz für Sie zusammengefasst:

• Optimale Lagerbedingungen: Unsere Lagerräume bieten ideale Lagerbedingungen, die Sicherheit, Sauberkeit und Kontrolle von Temperatur und Feuchtigkeit gewährleisten. Darüber hinaus sind sie so konstruiert, dass kein Sonnenlicht eindringt. Somit können Sie sicher sein, dass Akten langfristig in bestem Zustand bleiben.
• Maximale Sicherheit: Bei MyPlace SelfStorage stellen wir maximalen Schutz für Ihre Gegenstände sicher. Unsere modernen Sicherheitsvorkehrungen wie Überwachungskameras, Alarmanlagen und Zugangscodes gewährleisten Diebstahlschutz für Wertgegenstände.
• Hohe Flexibilität: Bei uns haben Sie maximale Flexibilität. Sie können die Lagerdauer ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen und müssen nur die Mindestmietzeit von zwei Wochen berücksichtigen. Zudem können Sie jederzeit größere oder kleinere Lagerabteile anmieten, je nachdem, wie sich der Platzbedarf ändert.
• Kurze Wege, bequeme Transportmöglichkeiten und kostenlose Parkplätze: Der Transport Ihrer Akten zu uns ist denkbar einfach. Wir bieten kurze Transportwege und praktische Lastenaufzüge, damit Sie das Lagergut mühelos zum Lagerabteil bringen können. Zudem stehen Ihnen kostenlose Parkplätze vor Ort zur Verfügung. Bei großen Aktenmengen kann unser Transport- und Umzugsservice eine echte Hilfe sein.
• Verkehrsgünstige Lage: Unsere Standorte sind sowohl öffentlich als auch mit dem privaten Fahrzeug schnell und einfach erreichbar.
• Know-how und Beratung: Unsere Lagerprofis beraten Sie gerne telefonisch, per E-Mail oder vor Ort und unterstützten Sie bei allen Anliegen: egal, ob es um unsere Zusatzservices, die passende Größe für den Lagerraum oder hilfreiche Tipps zur Einlagerung geht.